Dlaczego zarządzanie danymi jest ważne?

Informacja jest w centrum podejmowania decyzji. Zmieniając dane, nad którymi pracują decydenci, organizacja osiągnie inny wynik. Dlatego pozyskanie najbardziej kompletnych i istotnych informacji jest kluczem do skuteczności wszystkich działań. Ale jak dokładnie możemy odfiltrować niezbędne i krytyczne informacje, bez których podjęte działania powinny prowadzić w nieefektywnym kierunku? Odpowiedź jest wydajna, wykonywana zgodnie z algorytmami optymalizującymi mechanizmy przetwarzania, przechowywania i wymiany danych. w zarządzaniu danymi jest ukryty.

Co uniemożliwia maksymalne wykorzystanie danych?

Przechowywanie danych na wszystkich poziomach hierarchii organizacyjnej

Istnieje powszechna tendencja do ukrywania negatywnych informacji. Kierownictwo robi to, aby uniknąć paniki wśród podwładnych i oddolnych pracowników z obawy przed utratą pracy. W efekcie strona pokrzywdzona w działalności firmy lub organizacji może przez długi czas pozostawać w ukryciu.

Zanieczyszczenie danych

W procesie obiegu dane rosną wraz z nierzetelnymi informacjami, a im trudniej się ich pozbyć, tym bardziej udaje im się uciec z głównych kanałów. Na przykład jeden z pracowników popełnił błąd w raporcie i podał błędne liczby. Jeśli nie zostanie to zauważone na czas, będą one powielane przez wiele innych instancji, które postrzegają je jako niezawodne.

Opóźnienie w wymianie informacji

Jeśli dane są przechowywane w różnych miejscach i nie ma jednego rekordu, ich odzyskanie we właściwym czasie może być trudne.

• W erze przedcyfrowej odpowiadało to sytuacji, w której dane wydajnościowe każdego działu organizacji były przechowywane w wielu folderach, pulpitach i skarbcach. Nie zawsze można było je znaleźć we właściwym czasie.
• We współczesnym świecie cyfrowym oznacza to, że nie ma otwartego i przejrzystego systemu dystrybucji informacji według miejsca ich zebrania. W takim przypadku pracownik wie na pewno, że te informacje są gdzieś przechowywane, ale nie może dokładnie powiedzieć, w którym z wielu folderów.

Co obejmuje efektywne zarządzanie danymi?

Jakie powinny być mechanizmy pracy z informacjami w celu szybkiego wykrywania błędów, odfiltrowywania „śmieciowych” danych i wydobywania danych obiektywnych, a nie tylko tych z korzyścią dla osoby je opisującej?

Zarządzanie danymi jest podobne do wykrywania realizacji wszystkich procesów wymiany informacji zgodnie z listą kontrolną. Filary tego procesu są następujące:

• Kontrola odbioru i transmisji danych. W pierwszym przypadku konieczne jest upewnienie się, że informacje są w całości otrzymywane od wszystkich niezbędnych działów lub kluczowych osób. Po drugie – stwórz ścisłe filtry określające, kto ma prawo dostępu do otrzymanych informacji. Jest to ważne nie tylko ze względu na kwestie bezpieczeństwa ekonomicznego, ale także higieny instytucjonalnej. Przeładowanie niepotrzebnymi informacjami nie tylko przyczynia się do wzrostu wydajności pracy, ale także ją spowalnia.
• Systematyzacja danych. W organizacji należy opracować mapę przechowywania danych, która ułatwi odnalezienie żądanych informacji.
• Metoda przechowywania. Wybór metody przechowywania zależy od liczby osób, które potrzebują nieprzerwanego dostępu do tych informacji. Jeśli jest to tylko jedna osoba, może być przechowywany na sejfie lub na twardym dysku. Jeśli jednak pewne informacje są na bieżąco potrzebne szerokiemu gronu pracowników, należy je umieścić w chmurze, aby zminimalizować czas spędzany na dostępie do tych informacji.

Im jaśniejsze algorytmy pozyskiwania, wymiany i przechowywania danych w organizacji, tym mniejszy problem utraty lub wycieku istotnych informacji. Oba te czynniki utrudniają sprawne funkcjonowanie firmy. Firma, radząc sobie z zadaniem efektywnego zarządzania danymi, znacząco osadzi się w obiektywnej rzeczywistości, która nie jest zaburzona nadmierną lub brakiem wiedzy.